اتوماسیون فرآیندها: چگونه ابزارهای دیجیتال سرعت کار را افزایش می‌دهند؟

آی‌تی‌من- وقتی صحبت از اتوماسیون فرآیندها می‌شود، بعضی‌ها هنوز یاد خطوط تولید کارخانه‌ها یا بازوهای روباتیک می‌افتند، اما واقعیت این است که امروز اتوماسیون بیشتر از هر زمان دیگری در کارهای اداری، مالی، خدماتی و حتی فعالیت‌های روزمره حضور دارد. بسیاری از کارهایی که قبلاً ساعت‌ها زمان می‌گرفت، حالا با یک نرم‌افزار ساده یا یک پلتفرم آنلاین، در چند دقیقه انجام می‌شود.

به همین خاطر هم هست که در سال‌های اخیر، شرکت‌ها فهمیده‌اند که سرعت عمل فقط یک مزیت نیست؛ بلکه یک ضرورت است.

حال آن که رقابت شدید و تغییرات سریع بازار باعث شده هر نوع صرفه‌جویی در زمان، ارزش زیادی داشته باشد.
 

اتوماسیون واقعاً چه مشکلی را حل می‌کند؟

خب، حالا برویم سر اصل ماجرا! اتوماسیون فرآیندها دقیقا چه مشکلاتی را برطرف می‌کنند؟

همه ما می‌دانیم که خیلی از کارهای سازمانی تکراری هستند؛ مانند ثبت داده‌ها، بررسی وضعیت سفارش‌ها، تایید درخواست‌ها، فرستادن فاکتور، هماهنگ‌کردن جلسات و ده‌ها کار کوچک دیگر. درست است که هر کدام‌شان به‌تنهایی ساده‌اند، اما وقتی کنار هم قرار می‌گیرند بخش بزرگی از زمان کارمندان را هدر می‌دهند. اتوماسیون این فعالیت‌ها را کوتاه، استاندارد و قابل پیش‌بینی می‌کند. این یعنی:

• خطای انسانی کمتر
  سرعت بیشتر
  پیگیری راحت‌تر
  کاهش هزینه‌ها

در چنین شرایطی شرکت‌ها به‌جای این که نیروهایشان را صرف کارهای تکراری کنند، آن‌ها را درگیر کارهای خلاقانه‌تر و مهم‌تر می‌کنند؛ همان چیزهایی که رشد و ارزش واقعی ایجاد می‌کنند.
 

تغییر نگاه سازمان‌ها به ابزارهای دیجیتال

حدود یک دهه پیش، استفاده از ابزارهای دیجیتال فقط برای ثبت اطلاعات یا طراحی فرم‌های ساده بود. اما امروز ماجرا کاملاً متفاوت است. نرم‌افزارهایی وجود دارند که می‌توانند جریان کاری یک بخش کامل را مدیریت کنند. برخی از آن‌ها با هوش قابل‌قبول تصمیم می‌گیرند، برخی گزارش‌های تحلیلی تولید می‌کنند و برخی هم مثل یک دستیار، وظایف را یادآوری و پیگیری می‌کنند.

در مقاله‌ای با موضوع «بهترین اپلیکیشن‌های برنامه‌ریزی روزانه برای افزایش بهره‌وری» هم اشاره کرده بودیم که انتخاب یک نرم‌افزار مناسب چقدر می‌تواند روی سرعت کار تأثیر بگذارد. همان‌طور که انتخاب ابزار مناسب برای سامان‌دهی کارهای فردی مهم است، انتخاب پلتفرم مناسب در یک سازمان، تأثیر چندبرابر بیشتری دارد. وقتی یک شرکت با حجم داده و وظایف بالا روبه‌روست، یک خطا یا یک تعلل کوچک گاهی به کل زنجیره کاری آسیب می‌زند. برای همین است که امروز اتوماسیون به یک اولویت مدیریتی تبدیل شده است.
 

نقش اتوماسیون فرآیندها در سرعت کار چیست؟

یکی از مهم‌ترین دلایلی که اتوماسیون سرعت را افزایش می‌دهد، یکپارچگی است. وقتی سیستم‌ها با هم حرف می‌زنند و داده‌ها نیاز به دوباره‌کاری ندارند، کار خیلی روان‌تر پیش می‌رود.

تصور کنید یک شرکت از پنج نرم‌افزار جداگانه استفاده می‌کند که هیچ‌کدام با هم سازگار نیستند. کارمندان باید اطلاعات را از یک سیستم بردارند و در دیگری وارد کنند. همین جاست که اتوماسیون ارزش واقعی خودش را نشان می‌دهد.

سیستم‌هایی که روی یک پلتفرم واحد اجرا می‌شوند یا قابلیت ادغام خوبی دارند، زمان و انرژی زیادی ذخیره می‌کنند. امروز بسیاری از پلتفرم‌های سازمانی امکاناتی مثل کارتابل هوشمند، ردیابی خودکار وظایف، هشدارهای سیستمی و گزارش‌گیری زمان‌واقعی را ارائه می‌دهند. این امکانات فقط سرعت را زیاد نمی‌کنند؛ بلکه آرامش و شفافیت هم می‌آورند.
 

انتخاب پلتفرم مناسب؛ تصمیمی ساده اما بسیار مهم

انتخاب یک پلتفرم اتوماسیون یک کار معمولی نیست. گاهی شرکت‌ها عجله می‌کنند و فقط به چند قابلیت اولیه نگاه می‌کنند. اما تجربه نشان داده اگر در این تصمیم دقت نشود، بعداً هزینه‌های زیادی روی دست سازمان می‌ماند. به همین دلیل است که جملهٔ زیر کاملاً دقیق و کاربردی است:

«مهاجرت به یک بستر جدید نیازمند بررسی دقیق امنیت، سرعت و رابط کاربری است. همان‌طور که در بازارهای سرمایه این سوال حیاتی مطرح است که [چگونه یک پلتفرم مناسب برای استراتژی‌های مدرن مالی انتخاب کنیم؟]، در انتخاب پلتفرم‌های سازمانی نیز باید به امکانات تحلیلی و پشتیبانی شرکت ارائه‌دهنده توجه ویژه‌ای داشت.»

این موضوع از تجربه‌های سال‌های گذشته هم کاملاً ثابت شده؛ بسیاری از سازمان‌ها بعد از یک انتخاب عجولانه مجبور شده‌اند دوباره سیستم را عوض کنند، داده‌ها را منتقل کنند و چند ماه درگیر مشکلات فنی باشند.
 

اتوماسیون و نقش فرهنگ سازمانی

هرچقدر هم که ابزارهای اتوماسیون پیشرفته باشند، اگر با فرهنگ سازمانی همراه نشود، استفاده از آن‌ها نتیجه نمی‌دهد. باید کارمندان بدانند استفاده از این ابزارها قرار نیست جای آن‌ها را بگیرد، بلکه قرار است وقتشان را از کارهای فرسایشی آزاد کند. شرکت‌ها باید جلسات آموزشی، محتوای راهنما و حتی پشتیبانی داخلی برای کارکنان فراهم کنند تا همه با این تغییر همراه شوند.

تجربه نشان داده وقتی کارکنان احساس کنند در تصمیم‌گیری نقش دارند، پذیرش سیستم جدید سریع‌تر و با مقاومت کمتری انجام می‌شود. در طرف مقابل، اگر کارمندان احساس کنند این تغییر از بالا تحمیل شده، کل پروژه به کندی پیش می‌رود یا حتی شکست می‌خورد.
 

رابطه اتوماسیون با آینده کاری

خیلی‌ها فکر می‌کنند اتوماسیون یعنی حذف نیروهای انسانی. در حالی که در اکثر شرکت‌ها، اتوماسیون فقط نقش تکمیل‌کننده دارد. بسیاری از مدیران باتجربه می‌دانند که نیروی انسانی ماهر، مهم‌ترین دارایی یک سازمان است. اما اگر از این نیروها کارهای تکراری بخواهیم، هم خسته می‌شوند هم خلاقیتشان از بین می‌رود.

اتوماسیون به‌جای حذف نیروها، باعث می‌شود آن‌ها روی کارهایی تمرکز کنند که ارزش افزوده بیشتری دارند:

• طراحی
  ارتباط با مشتری
  تحلیل داده، توسعه
  محصول و…

همین موضوع باعث شده است بسیاری از شرکت‌ها همزمان با اجرای پروژه‌های اتوماسیون، نرخ رضایت شغلی کارکنانشان هم افزایش یابد.
 

یک نگاه به آینده فناوری اتوماسیون

روندهای تکنولوژی نشان می‌دهد اتوماسیون در سال‌های آینده بسیار هوشمندتر، سریع‌تر و دقیق‌تر می‌شود. رسانه‌هایی مانند TechCrunch مرتباً درباره جدیدترین ترندهای توسعه نرم‌افزار گزارش می‌دهند و اگر این روندها را دنبال کنیم، می‌بینیم که اتوماسیون به سمت خودکارسازی تصمیم‌ها، پیش‌بینی‌ بحران‌ها و تطبیق لحظه‌ای فرایندها حرکت می‌کند.

از طرف دیگر، شرکت‌هایی مثل Gartner همیشه نقش مهمی در تحلیل بازار ابزارهای سازمانی داشته‌اند. مطالعه گزارش‌های تحلیلی انتخاب پلتفرم ابری می‌تواند به مدیران کمک کند بفهمند کدام فناوری‌ها در آینده ماندگار و قابل‌اعتماد هستند. همین گزارش‌ها نشان می‌دهد که اتوماسیون نه‌تنها یک ابزار کمکی، بلکه یکی از ستون‌های اصلی مدیریت دیجیتال است.
 

نتیجه‌گیری: اتوماسیون دیگر یک انتخاب نیست

در نهایت، اتوماسیون فرآیندها برای کسب‌وکارهای امروز شبیه برق یا اینترنت است؛ چیزی نیست که درباره «داشتنش یا نداشتنش» بحث کنیم. بحث اصلی درباره این است که چه نوع اتوماسیون و چه پلتفرمی با ساختار، اهداف و فرهنگ سازمان سازگارتر است.

سازمان‌هایی که زودتر سراغ دیجیتالی‌سازی رفتند، امروز سرعت بالاتری در مدیریت پروژه‌ها، خدمات مشتری، پردازش داده‌ها و تصمیم‌گیری دارند. این سرعت نه فقط باعث کاهش هزینه‌ها شده، بلکه کیفیت خدمات و رضایت مشتریان را هم بالا برده است.

 

سلب مسئولیت : این مقاله رپورتاژ آگهی جنبه تبلیغاتی دارد و رسانه روزنامه فناوران اطلاعات، مسئولیتی در قبال محتوای آن ندارد.