ارتباطات سازمانی بدون وقفه؛ چرا پیام رسان داخلی و جلسات آنلاین باید یکپارچه باشند؟

آی‌تی‌من- در بسیاری از سازمان‌ها، ارتباطات روزانه کارکنان میان ابزارهای مختلف پراکنده شده است. بخشی از مکالمات در پیام رسان‌های عمومی انجام می‌شود، فایل‌ها از طریق ایمیل جابه‌جا می‌شوند، جلسات آنلاین در یک سرویس جداگانه برگزار می‌شوند و اطلاع‌رسانی‌های داخلی نیز در کانالی دیگر منتشر می‌شوند. نتیجه این پراکندگی، شکل‌گیری مجموعه‌ای از اطلاعات جدا از هم است که مدیریت، جست‌وجو و حفاظت از آن‌ها برای سازمان دشوار خواهد بود. این مسئله فقط به کاهش سرعت ارتباطات محدود نمی‌شود. هنگامی که کارکنان برای انجام فعالیت‌های روزانه به چند ابزار عمومی و مستقل متکی هستند، کنترل سازمان بر اطلاعات کاهش پیدا می‌کند، مرز میان ارتباطات شخصی و کاری از بین می‌رود و بخشی از دانش سازمانی در حساب‌ها یا دستگاه‌های شخصی کارکنان باقی می‌ماند. سازمان‌ها اکنون به بستری منسجم و قابل مدیریت در کنار یکدیگر قرار دهد.
در بسیاری از سازمان‌ها، ارتباطات روزانه کارکنان میان ابزارهای مختلف پراکنده شده است. بخشی از مکالمات در پیام رسان‌های عمومی انجام می‌شود، فایل‌ها از طریق ایمیل جابه‌جا می‌شوند، جلسات آنلاین در یک سرویس جداگانه برگزار می‌شوند و اطلاع‌رسانی‌های داخلی نیز در کانالی دیگر منتشر می‌شوند. نتیجه این پراکندگی، شکل‌گیری مجموعه‌ای از اطلاعات جدا از هم است که مدیریت، جست‌وجو و حفاظت از آن‌ها برای سازمان دشوار خواهد بود.
این مسئله فقط به کاهش سرعت ارتباطات محدود نمی‌شود. هنگامی که کارکنان برای انجام فعالیت‌های روزانه به چند ابزار عمومی و مستقل متکی هستند، کنترل سازمان بر اطلاعات کاهش پیدا می‌کند، مرز میان ارتباطات شخصی و کاری از بین می‌رود و بخشی از دانش سازمانی در حساب‌ها یا دستگاه‌های شخصی کارکنان باقی می‌ماند.
توسعه تیم‌های دورکار، افزایش همکاری بین شعب و ضرورت برگزاری جلسات غیرحضوری نیز باعث شده است ارتباطات سازمانی دیگر صرفا به ارسال پیام یا انتشار اطلاعیه محدود نباشد. سازمان‌ها اکنون به بستری نیاز دارند که گفت‌وگو، تبادل فایل، اطلاع‌رسانی، جلسات آنلاین و تعاملات کاری را به شکلی منسجم و قابل مدیریت در کنار یکدیگر قرار دهد.

هزینه پنهان پراکندگی ابزارهای ارتباطی

استفاده از چند ابزار مختلف ممکن است در ابتدا ساده و کم‌هزینه به نظر برسد، اما با افزایش تعداد کارکنان، پروژه‌ها و واحدهای سازمانی، مشکلات آن آشکار می‌شود. کارمندان ناچارند برای یافتن یک پیام، فایل یا تصمیم مشخص، چند پیام رسان، ایمیل و سامانه مختلف را جست‌وجو کنند. حتی در این شرایط نیز تضمینی وجود ندارد که آخرین نسخه اطلاعات پیدا شود.
در چنین ساختاری، بخشی از زمان کارکنان به جای انجام کار اصلی، صرف یافتن اطلاعات و هماهنگی‌های تکراری می‌شود. احتمال جا ماندن افراد از اطلاعیه‌ها، استفاده از نسخه قدیمی فایل‌ها و نادیده ماندن تصمیمات نیز افزایش پیدا می‌کند.
خروج یک کارمند از سازمان می‌تواند این مسئله را جدی‌تر کند. اگر مکالمات و فایل‌های کاری در حساب شخصی او ذخیره شده باشند، بخشی از دانش و سابقه تعاملات نیز همراه او از دسترس سازمان خارج خواهد شد. این وضعیت برای واحدهایی مانند فروش، منابع انسانی، پشتیبانی، فناوری اطلاعات و مدیریت پروژه ریسک بیشتری ایجاد می‌کند؛ زیرا تصمیم‌ها و اطلاعات حساس آن‌ها معمولا در جریان همین مکالمات روزانه شکل می‌گیرد.

چرا پیام رسان‌های عمومی برای ارتباطات کاری کافی نیستند؟

پیام رسان‌های عمومی برای ارتباطات روزمره افراد طراحی شده‌اند، نه برای مدیریت ساختار رسمی یک سازمان. این ابزارها ممکن است سرعت مناسبی داشته باشند، اما معمولا کنترل موردنیاز مدیران فناوری و سازمان را فراهم نمی‌کنند.
در یک بستر سازمانی، کاربران باید براساس نقش، واحد، پروژه یا جایگاه خود به کانال‌ها و اطلاعات دسترسی داشته باشند. همچنین سازمان باید بتواند پس از جابه‌جایی یا خروج کارکنان، دسترسی آن‌ها را مدیریت کند و مالکیت اطلاعات کاری را حفظ نماید.
در پیام رسان‌های عمومی، گفت‌وگوهای شخصی و کاری نیز به‌سادگی با یکدیگر ترکیب می‌شوند. این اختلاط علاوه بر کاهش تمرکز کارکنان، مدیریت سوابق کاری را دشوار می‌کند. ذخیره فایل‌ها و مکالمات روی حساب‌ها و تلفن‌های شخصی نیز می‌تواند کنترل سازمان بر اطلاعات خود را کاهش دهد.
یک پیام رسان درون سازمانی می‌تواند مکالمات فردی، گروه‌های کاری، کانال‌های سازمانی، فایل‌ها و اعلان‌های مرتبط با کار را در محیطی مشخص متمرکز کند. در این صورت، ارتباطات کاری از حساب‌های شخصی جدا می‌شوند و امکان مدیریت نقش‌ها و سطوح دسترسی نیز در اختیار سازمان قرار می‌گیرد.

جلسات آنلاین؛ حلقه جداافتاده ارتباطات سازمانی

جلسات آنلاین به یکی از اجزای ثابت فعالیت شرکت‌ها و سازمان‌ها تبدیل شده‌اند. جلسات مدیریتی، مصاحبه‌های استخدامی، آموزش کارکنان، هماهنگی تیم‌های پروژه و ارتباط میان شعب، بخشی از کاربردهای روزمره این ابزارها هستند.
بااین‌حال، در بسیاری از سازمان‌ها سامانه جلسات آنلاین ارتباطی با سایر ابزارهای کاری ندارد. دعوت جلسه از طریق یک پیام رسان ارسال می‌شود، فایل‌ها در سامانه‌ای دیگر قرار می‌گیرند و پیگیری تصمیم‌های جلسه نیز به شکل دستی انجام می‌شود. در نتیجه، جلسه آنلاین به فعالیتی جدا از جریان واقعی کار تبدیل خواهد شد.
وابستگی کامل به سرویس‌های خارجی نیز ممکن است در زمان اختلال اینترنت بین‌المللی، تغییر سیاست دسترسی یا محدودیت‌های حساب کاربری، تداوم جلسات را با مشکل مواجه کند. به همین دلیل، انتخاب نرم افزار جلسات آنلاین سازمانی باید فراتر از کیفیت تماس صوتی و تصویری انجام شود. پایداری دسترسی، محل نگهداری اطلاعات، مدیریت کاربران، کنترل دسترسی و امکان اتصال به دیگر ابزارهای سازمانی نیز از معیارهای مهم این انتخاب هستند.

چرا پیام رسان و میتینگ باید یکپارچه باشند؟

ارتباطات سازمانی یک جریان پیوسته است. ممکن است یک موضوع با ارسال پیام آغاز شود، در یک گفت‌وگوی گروهی ادامه پیدا کند و برای تصمیم‌گیری نهایی به جلسه آنلاین برسد. پس از جلسه نیز نتیجه باید به اعضای تیم اطلاع داده شود و اقدامات بعدی پیگیری شوند.
اگر پیام رسان و سامانه جلسات آنلاین از یکدیگر جدا باشند، پیوستگی این جریان از بین می‌رود. کارکنان باید اطلاعات را میان چند ابزار منتقل کنند و احتمال فراموش شدن بخشی از تصمیم‌ها افزایش پیدا می‌کند. در مقابل، قرار گرفتن این ابزارها در یک اکوسیستم مشترک باعث می‌شود ارتباطات فردی، گروهی و تصویری در امتداد یکدیگر قرار گیرند.
چنین یکپارچگی‌ای برای سازمان‌های چند شعبه‌ای، مجموعه‌های دارای کارکنان دورکار و شرکت‌هایی که پروژه‌های بین‌واحدی دارند اهمیت بیشتری دارد. این سازمان‌ها به محیطی نیاز دارند که هم ارتباط سریع روزانه را پوشش دهد و هم امکان برگزاری جلسات ساختاریافته را فراهم کند.

ابزارهای پراکنده و عمومی	بستر یکپارچه سازمانی
ترکیب ارتباطات شخصی و کاری	تفکیک فضای کاری از حساب‌های شخصی
پراکندگی پیام‌ها، جلسات و فایل‌ها	تمرکز ارتباطات در یک اکوسیستم
مدیریت دشوار دسترسی کارکنان	تعریف نقش و سطح دسترسی
وابستگی به چند سرویس مستقل	کاهش تعداد ابزارهای موردنیاز
کنترل محدود بر داده‌های کاری	کنترل بیشتر سازمان بر اطلاعات
دشواری پیگیری تعاملات	ساختار مشخص برای ارتباطات تیمی

ارتباطات سازمانی هیرا چه راهکاری ارائه می‌کند؟

هیرا مجموعه‌ای از ابزارهای ارتباطات سازمانی را در کنار راهکارهای مدیریت منابع انسانی و مدیریت فرایندهای کسب‌وکار ارائه می‌کند. پیام رسان داخلی و نرم افزار میتینگ، دو بخش مکمل از این اکوسیستم هستند که برای کاهش پراکندگی ارتباطات و وابستگی سازمان‌ها به ابزارهای عمومی طراحی شده‌اند.
پیام رسان هیرا امکان ایجاد گفت‌وگوهای فردی، گروه‌های کاری و کانال‌های سازمانی را فراهم می‌کند. تعریف نقش و سطح دسترسی، تبادل فایل، ارسال اعلان‌های سازمانی و اتصال به ماژول‌هایی مانند HRIS و BPMS از قابلیت‌هایی است که پیام رسان داخلی را از یک ابزار چت عمومی متمایز می‌کند.
نرم افزار میتینگ هیرا نیز برای برگزاری جلسات مدیریتی، جلسات تیمی، مصاحبه‌های استخدامی، آموزش داخلی، هماهنگی میان شعب و ارتباط تیم‌های دورکار قابل استفاده است. امکان استفاده روی زیرساخت داخلی و یکپارچگی با سایر ماژول‌های هیرا، وابستگی سازمان به چند سرویس مجزا را کاهش می‌دهد.
هدف این معماری آن است که کارکنان برای دریافت اعلان، گفت‌وگو با همکاران، حضور در جلسه آنلاین و تعامل با فرایندهای سازمانی، ناچار به جابه‌جایی مداوم میان ابزارهای مختلف نباشند.

هنگام انتخاب بستر ارتباطات سازمانی چه مواردی را بررسی کنیم؟

انتخاب یک راهکار ارتباطی تنها براساس تعداد قابلیت‌ها منطقی نیست. سازمان باید ابتدا ساختار، تعداد کاربران، حساسیت اطلاعات و شیوه همکاری واحدهای خود را مشخص کند. سپس معیارهای زیر را مورد ارزیابی قرار دهد:

مالکیت و محل نگهداری داده‌ها

سازمان باید بداند پیام‌ها، فایل‌ها و اطلاعات جلسات در چه زیرساختی نگهداری می‌شوند و چه میزان کنترل بر آن‌ها دارد.

مدیریت کاربران و دسترسی‌ها

افزودن یا حذف کاربران، تعریف نقش‌ها و محدود کردن دسترسی به گروه‌ها و اطلاعات مشخص باید متناسب با ساختار سازمان انجام شود.

پایداری و دسترسی

راهکار انتخاب‌شده باید با زیرساخت ارتباطی سازمان سازگار باشد و وابستگی غیرضروری به سرویس‌های متعدد یا دسترسی بین‌المللی ایجاد نکند.

یکپارچگی با فرایندهای کاری

ارزش یک ابزار ارتباطی زمانی بیشتر می‌شود که بتواند اعلان‌ها و تعاملات مربوط به منابع انسانی، گردش کار و فرایندهای سازمانی را نیز پوشش دهد.

تجربه کاربری کارکنان

پیچیدگی زیاد باعث کاهش پذیرش نرم افزار می‌شود. محیط ارتباطی باید به اندازه کافی ساده باشد تا کارکنان بدون آموزش فنی طولانی بتوانند از آن استفاده کنند.

حرکت از ابزارهای پراکنده به ارتباطات یکپارچه

پیام رسان و جلسه آنلاین دیگر ابزارهایی جانبی برای سازمان‌ها نیستند؛ بخش مهمی از عملیات روزانه، تصمیم‌گیری و انتقال دانش از طریق همین کانال‌ها انجام می‌شود. باقی ماندن این ارتباطات در ابزارهای عمومی و پراکنده، کنترل اطلاعات را دشوار و همکاری میان کارکنان را کند می‌کند.
یک بستر یکپارچه ارتباطات سازمانی می‌تواند مکالمات، کانال‌های کاری، جلسات تصویری و اعلان‌های مرتبط با فرایندها را در محیطی منسجم قرار دهد. پیام رسان و میتینگ هیرا نیز با همین رویکرد توسعه یافته‌اند تا سازمان‌ها بتوانند ضمن کاهش وابستگی به ابزارهای عمومی، ارتباطات داخلی خود را ساختاریافته‌تر مدیریت کنند.
برای انتخاب و استقرار چنین راهکاری، بررسی نیازهای واقعی سازمان و مشاهده دموی محصول پیش از تصمیم نهایی ضروری است. راهکاری موفق خواهد بود که علاوه بر قابلیت‌های فنی، با ساختار سازمان، زیرساخت موجود و شیوه همکاری کارکنان نیز هماهنگ باشد.